Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Pengertian, Manfaat, dan Tujuan Dari Otomatisasi Perkantoran

Pengertian, Manfaat, dan Tujuan Dari Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah salah satu bukti kemajuan teknologi seperti sekarang. Dalam penerapannya, otomatisasi perkantoran menggunakan teknologi untuk menggantikan tugas yang sebelumnya ditangani oleh tenaga manusia. Pemanfaatan teknologi dalam upaya otomatisasi perkantoran dimulai sejak kemunculan komputer pada kisaran tahun 1970-an. Kalau dulu otomatisasi dilakukan secara terbatas, saat ini hampir sebagian besar pekerjaan kantor bisa dilakukan teknologi ini.

Landasan utama dalam pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah local area network (LAN). Komunikasi data yang berlangsung melalui LAN, memungkinkan otomatisasi dapat dilakukan dalam berbagai cara. Pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan teknologi otomatisasi perkantoran pun bisa diselesaikan secara efisien. Dengan menggunakan teknologi ini, sebuah perusahaan bisa berjalan tanpa memerlukan banyak karyawan.

PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Dalam sebuah perusahaan, otomatisasi perkantoran bisa dilakukan dengan kombinasi antara software, komputer hardware, serta LAN. Dari kombinasi ketiganya, Anda bisa mempermudah dan membuat berbagai tugas dalam kantor bisa berlangsung secara otomatis. Dalam praktiknya, beberapa otomatisasi yang sering dilakukan di antaranya adalah akuntansi, manajemen inventaris, manajemen fasilitas, email, dan sebagainya.

Penggunaan otomatisasi perkantoran memungkinkan perusahaan untuk memiliki ruang secara digital yang bisa digunakan sebagai sarana penyimpanan sekaligus menggunakannya untuk keperluan tertentu. Saat ini, terdapat berbagai jenis sistem otomatisasi perkantoran yang bisa membantu perusahaan dalam menyelesaikan berbagai jenis tugas, dengan mengintegrasikannya pada front office ataupun sistem back-end.

TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Tujuan utama dari pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah sebagai upaya meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Dalam penggunaannya, otomatisasi perkantoran disertai dengan sistem canggih yang memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan berbagai tugas, baik sepele ataupun rumit.

Dengan menggunakan otomatisasi perkantoran, pihak perusahaan akan memperoleh 6 manfaat besar, yaitu:

1. Manajemen Data

Benefit yang pertama dari otomatisasi perkantoran adalah adanya manajemen data yang tertata dengan baik. Teknologi otomatisasi perkantoran memastikan bahwa data penyimpanan data juga bisa berlangsung secara mudah. Berbagai fasilitas seperti reminder system, scheduler, ataupun task management, memungkinkan perusahaan untuk memonitor aktivitas bisnis tanpa banyak kerepotan.

2. Penyimpanan Data

Selanjutnya, pemanfaatan teknologi otomatisasi perkantoran juga memungkinkan perusahaan bisa menyimpan data penting dengan sangat mudah. Data yang tersimpan dalam sistem otomatisasi, bisa berupa berbagai jenis berkas, mulai dari gambar, spreadsheet, dokumen, dan lain-lain. Penyimpanan data secara virtual dengan otomatisasi perkantoran juga memungkinkan Anda untuk mengedit berkas dengan mudah.

Ditambah lagi, penyimpanan data secara digital menggunakan otomatisasi perkantoran juga bisa memberi kemudahan dalam pencarian berkas. Anda tidak perlu mengubek-ubek ruangan yang digunakan secara khusus untuk menyimpan data perusahaan. Sebagai gantinya, cukup dengan menggunakan kata kunci tertentu, data sudah bisa diperoleh.

3. Data Exchange

Keuntungan dari otomatisasi perkantoran yang selanjutnya adalah kemudahan melakukan data exchange. Fitur ini memungkinkan Anda untuk bertukar informasi atau mengirim berkas tertentu dengan mudah. Alih-alih menggunakan cara pengiriman yang manual, pengiriman berkas secara elektronik. Jenis berkas yang bisa dikirim juga tidak terbatas, bisa berupa gambar, video, presentasi, teks dokumen, spreadsheet, dan lain-lain hanya dalam hitungan detik.

4. Akurasi

Penggunaan komputer serta berbagai peralatan elektronik canggih tidak hanya membuat otomatisasi perkantoran jadi lebih mudah. Teknologi ini juga memastikan bahwa tugas yang dilakukan, bisa dilakukan dengan tingkat akurasi tinggi. Apalagi, saat ini kecanggihan teknologi memungkinkan komputer serta berbagai jenis mesin melakukan pekerjaan yang tak kalah efektif dibandingkan manusia.

Di waktu yang sama, penggunaan otomatisasi perkantoran menghindarkan Anda dari adanya kesalahan seperti yang dilakukan oleh tenaga manusia. Pada beberapa kasus, seorang karyawan bisa saja melakukan kesalahan karena berbagai faktor, seperti kelelahan, tugas yang monoton, dan sebagainya. Namun, hal seperti ini tidak akan terjadi pada peralatan canggih dalam otomatisasi perkantoran.

5. Menghemat Waktu dan Biaya

Benefit berikutnya dengan menggunakan otomatisasi perkantoran adalah kemampuannya dalam menghemat biaya serta waktu. Keberadaannya bisa membantu sebuah perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu yang sebelumnya dikerjakan oleh tenaga khusus. Di waktu yang sama, penyelesaian tugas juga menjadi lebih cepat.

Sebagai contoh, dengan kemajuan teknologi dan komputer canggih saat ini, komunikasi kini bisa dilakukan tanpa ada batasan geografis. Komunikasi jarak jauh dapat dilakukan dalam secara sederhana. Demikian pula terkait keberadaan sarana penyimpanan digital, yang mengeliminasi kebutuhan ruang khusus untuk menyimpan berkas fisik.

6. Memaksimalkan Kinerja SDM

Selain itu, keberadaan teknologi otomatisasi perkantoran juga memungkinkan perusahaan untuk bisa memaksimalkan SDM yang dimiliki. Mendirikan perusahaan kini sudah tidak perlu lagi karyawan dalam jumlah banyak. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan teknologi otomatisasi untuk beberapa tugas.

JENIS-JENIS OTOMATISASI PERKANTORAN

Dalam praktiknya, Anda bisa menjumpai begitu banyak jenis otomatisasi perkantoran yang bisa dimanfaatkan perusahaan. Beberapa jenis otomatisasi perkantoran adalah di antaranya sebagai berikut:

1. Produktivitas Kantor

Otomatisasi perkantoran yang satu ini berguna untuk pembuatan dokumen. Salah satu fungsinya adalah membantu dalam mencetak dokumen.

2. Manajemen Informasi

Dalam menjalankan bisnis, perusahaan memiliki pusat informasi yang besar dan bisa diatur menggunakan otomatisasi perkantoran berupa manajemen informasi. Dengan teknologi ini, karyawan bisa menemukan informasi dan data yang mereka butuhkan dengan mudah tanpa harus meninggalkan meja kerja.

3. Intranet

Intranet juga merupakan salah satu bentuk otomatisasi perkantoran. Keberadaannya berperan penting untuk membagikan berkas dan dokumen kepada para karyawan dengan mudah.

4. Sistem Administrasi

Otomatisasi perkantoran juga bisa ditemukan dalam upaya mempermudah administrasi. Jenis otomatisasi perkantoran yang satu ini bisa Anda temukan dalam praktik akuntansi serta bidang human resource (HR).

5. Software Bisnis

Pada banyak kasus, Anda dapat menemukan penggunaan software yang secara khusus bisa membantu sektor bisnis tertentu. Sebagai contoh, project management, customer relationship management (CRM), dan sebagainya.

6. Data Processing

Sesuai dengan namanya, otomatisasi perkantoran yang satu ini adalah bertugas untuk melakukan pemrosesan data. Salah satu contoh dari otomatisasi data processing adalah dalam penggunaannya untuk payroll.

7. Komunikasi

Komunikasi juga merupakan salah satu bentuk otomatisasi perkantoran. Saat ini, komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai metode, tidak hanya komunikasi suara, tetapi juga komunikasi melalui email dan video.

8. Fasilitas

Otomatisasi perkantoran juga bisa ditemukan pada peralatan yang dipakai untuk mengelola fasilitas perusahaan. Sebagai contoh, Anda bisa menjumpai sistem yang secara khusus dibangun untuk mengelola keamanan ataupun pengaturan suhu ruangan di dalam kantor.

9. Kontrol internal

Lalu, ada pula otomatisasi perkantoran yang bertujuan untuk melakukan kontrol secara internal. Otomatisasi perkantoran dalam internal kontrol bisa ditemukan pada bidang finance, HR, serta teknologi informasi. Jenis otomatisasi ini berguna dalam pembagian tugas karyawan, proses audit, dan lain-lain.

PENUTUP

Demikian informasi secara lengkap mengenai otomatisasi perkantoran. Dengan semakin berkembangnya bisnis, pemanfaatan otomatisasi perkantoran adalah sebuah hal yang wajib. Sebagai buktinya, saat ini muncul begitu banyak startup teknologi yang mampu memberikan layanannya dengan jumlah terbatas.